ОСББ: покрокова інструкція зі створення

Визначте позицію власників

Сформуйте ініціативну групу

На цьому етапі потрібно утворити ініціативну групу, яка буде займатися питаннями скликання та проведення установчих зборів ОСББ.

1. Визначіться зі складом групи

• З'ясуйте серед співвласників будинку, хто бажає увійти до ініціативної групи та взяти участь в її роботі. До складу групи має входити не менше трьох співвласників, за можливості - з кожного під'їзду, секції будинку.
• Переконайтеся, що кожен бажаючий увійти до складу ініціативної групи є документально підтверджуним власником квартири / приміщення у будинку.

2. Складіть план роботи групи

• Організуйте особисту або онлайн зустріч всіх учасників ініціативної групи.
• Визначте план роботи.
• Розподіліть обов'язки між учасниками групи.

3. Оформіть протокол утворення групи

• Зафіксуйте в протоколі факт утворення групи, її склад, план роботи, порядок проведення засідань і уповноваженого учасника. Дивіться детальніше у статті «Як підготувати протокол створення ініціативної групи».
• Надайте протокол для для підписання всім учасникам ініціативної групи.

Складіть список співвласників

На цьому етапі необхідно зібрати інформацію про всіх співвласників будинку, належні їм квартири / приміщення у цьому будинку, та оформити у вигляді зведеного списку.

1. Отримайте інформацію з Державного реєстру

• Зверніться в найближчий ЦНАП та отримайте інформаційну довідку з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно щодо багатоквартирного будинку.

2. Отримайте інформацію в БТІ

• Подайте запит про надання інформації щодо співвласників, які не зареєстрували своє право власності на квартиру або приміщення.

3. Отримайте інформацію від співвласників

• Надішліть в будинковий чат повідомлення з проханням до співвласників зазначити відповідну інформацію.
• Розмістітть аналогічне оголошення в під'їзді будинку.

3. Підготуйте список співвласників

• Сформуйте документ у вигляді таблиці, в якій зазначте перелік всіх співвласників – ПІБ співвласника, номер та площу належної йому квартири або приміщення. Дивіться детальніше у статті «Як підготувати список співвласників багатоквартирного будинку».

Повідомте про установчі збори

Четвертий етап - направленням співвласникам будинку повідомлення про проведення установчих зборів ОСББ.

1. Зберіть контакти співвласників

• Надішліть в будинковий чат повідомлення з проханням до співвласників зазначити свій контактний номер телефону та адресу електронної пошти, на які зручно отримати повідомлення.
• Розмістітть оголошення в під'їзді будинку.

2. Сформуйте повідомлення про проведення установчих зборів

• Вкажіть в повідомленні дату, час і місце проведення установчих зборів, порядок денний зборів, склад ініціативної групи, можливість взяти участь з використанням технічним засобів, необхідність мати документи. Дивіться детальніше у статті «Як підготувати повідомлення про установчі збори ОСББ».

3. Направте повідомлення співвласникам

• Надішліть повідомлення засобами електронних комунікацій (sms-розсилка, email-розсилка) співвласникам, які надали свої контакти.
• Вручіть повідомлення особисто співвласникам, які фактично проживають у будинку.
• Надішліть повідомлення поштою (рекомендованими листами) всім іншим співвласникам.

Підготуйте проекти документів

На цьому етапі потрібно підготувати проєкти установчих та інших документів і надати можливість співвласникам знайомитися з ними.

1. Підготуйте проєкт статуту

• Візьміть за основу Типовий статут ОСББ, затверджений Наказом Державного комітету України з питань житлово-комунального господарства № 141 27.08.2003.
• Пропишіть в статуті мету створення, завдання і предмет діяльності ОСББ; статутні органи, їхні повноваження і порядок формування; порядок скликання і проведення загальних зборів; їх періодичність; порядок голосування на зборах і прийняття рішень; перелік питань, для вирішення яких потрібна кваліфікована більшість голосів; джерела фінансування, порядок використання майна і коштів ОСББ; порядок прийняття кошторису, створення і використання фондів ОСББ, порядок оплати спільних витрат; перелік питань, які можуть вирішуватися зборами представників; права і обов'язки співвласників; відповідальність за порушення статуту і рішень статутних органів; порядок внесення змін до статуту; підстави і порядок ліквідації, реорганізації ОСББ і вирішення майнових питань, пов'язаних з цим. Зазначте назву і місцезнаходження ОСББ. Дивіться детальніше у статті «Як підготувати статут ОСББ».

2. Підготуйте проєкт протоколу

• Зазначте в протоколі склад ініціативної групи, дату, час і місце проведення установчих зборів; порядок денний установчих зборів; голову установчих зборів; загальну кількість співвласників багатоквартирного будинку; загальну площу квартир та нежитлових приміщень у будинку; список співвласників, які взяли участь в установчих зборах або письмовому опитуванні (ПІБ, номер та площу квартири / приміщення), підсумки голосування щодо кожного питання порядку денного. Дивіться детальніше у статті «Як підготувати протокол установчих зборів ОСББ».

2. Підготуйте листки опитування

• Розробіть форму листка опитування, відповідно до якої співвласнику потрібно буде заповнити: дату опитування; ПІБ, номер і загальну площу квартири або приміщення; документ, що підтверджує право власності; відповідь "за" або "проти" щодо кожного питання порядку денного, підпис. Дивіться детальніше у статті «Як підготувати листок опитування».

2. Підготуйте кошторис

• Ознайомтеся з кошторисом, який затверджено поточним управителем.
• Складіть повний перелік робіт (послуг), взявши за основу Обов'язковий перелік робіт (послуг), витрати на які включаються до складу витрат на утримання багатоквартирного будинку та прибудинкової території, затверджений Наказом Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства України № 190 27 липня 2018 року.
• Підрахуйте загальні щомісячні витрати на основі вартості робіт (послуг).
• Складіть перелік та розмір внесків і платежів співвласників
• Сформуйте кошторис у вигляді таблиці. Дивіться детальніше у статті «Як підготувати кошторис ОСББ».

Проведіть установчі збори

Шостий етап – розгляд співвласниками питань порядку денного на установчих зборах ОСББ та документальне оформлення голосування.

1. Проведіть реєстрацію присутніх

• Перевірте документи, які підтверджують особу співвласника, та документи, які підтверджують право власності на картиру / примідення в будинку (витяг з Державного реєстру, договір, свідоцтво тощо).
• Поставте відмітки про присутність в Списку співвласників.

2. Розгляньте питання порядку денного

• Озвучте почергово кожне питання порядку денного та пропозоцію для голосування: обрання голови установчих зборів, створення ОСББ з визначенням його назви та місцезнаходження, затвердження статуту, обрання правління, ревізійної комісії, затвердження кошторису та інших необхідних питань.
• Надайте можливість усім бажаючим висловити свою позицію.

3. Оформіть листки опитування

• Роздайте співвласникам, які присутні на установчих зборах, листки опитування та роз'ясніть порядок їх заповнення.
• Зберіть заповнені та підписані листки опитування.

Проведіть письмове опитування

На цьому етапі потрібно зібрати голоси співвлаників, які не були присутні на установчих зборах в день їх проведення, однак мають бажання проголосувати.

1. Проведіть опитування паперово.

• Зробіть поквартирний обхід співвласників, які не голосували, з пропозицією заповнити листок опитування.
• Розмістіть оголошення в будинковому чаті та під'їзді з інструкціями щодо порядку опитування.

2. Проведіть опитування електронно

• Надішліть листок опитування в електронній формі співвласникам, які бажають підписати листок електронним підписом.

Оформіть документацію

На цьому етапі потрібно сформувати остаточний пакет документів, складених в процесі створення ОСББ.

1. Оформіть установчі документи

• Вкажіть в протоколі установчих зборів результати голосування щодо кожного питання порядку денного, а також список співвласників, які взяли участь в голосуванні - під час установчих зборів і письмового опитування, дату складення протоколу.
• Вкажіть в статуті номер і дату протоколу установчих зборів
• Прошийте статут та протокол установчих зборів з додатками - кошторисом, положеннями, іншими документами. Окремо прошийте листки опитування.
• Надайте статут і протокол голові установчих зборів для підписання.

2. Оформіть заяву про державну реєстрацію

• Заповніть форму 2 «Заява щодо державної реєстрації юридичної особи», затверджену Наказом Міністерства юстиції України № 3268/5 від 18.11.2016 в редакції Наказу № 1158/5 від 29.03.2023. Заповнюються сторінки 1-6 і сторінка 10. Дивіться детальніше у статті «Як підготувати заяву про державну реєстрацію ОСББ»
• Надайте заяву для підписання особі, уповноваженій установчими зборами на подання документів для державної реєстрації.

Здійсніть державну реєстрацію

Після того, як підготовлено всю необхідну документацію – її слід надати державному реєстратору для проведення реєстраційних дій.

1. Подайте пакет документів

• Зверніться з пакетом документів, який включає протокол установчих зборів з додатками - кошторисом, положеннями та іншими; статут; заяву про державну реєстрацію, до ЦНАП або нотаріуса - державного реєстратора.
• Отримайте опис – документ, який підтверджує прийняття поданих документів.

2. Контролюйте статус реєстрації

• Здійснюйте перевірку статусу державної реєстрації через офіційний онлайн-сервіс Міністерства юстиції України, вказавши код доступу у відповідному полі.

Отримайте реквізити

Заключний етап процесу створення ОСББ – отримання документів з державних реєстрів, а також отримання інших реквізитів юридичної особи.

1. Отримайте документи про реєстрацію

• Зверніться в ЦНАП для видачі Виписки з з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань про державну реєстрацію ОСББ як юридичної особи.
• Зверніться в Державну податкову службу для отримання Витягу з Реєстру неприбуткових установ та організацій про присвоєння ОСББ неприбуткового статусу.

2. Отримайте електронний підпис

• Зверніться до будь-якого акредитованого центру сертифікації ключів онлайн або особисто та замовте електронний підпис для юридичної особи.

2. Відкрийте банківський рахунок

• Зверніться в будь-який банк з документами – статутом, протоколом установчих зборів, випискою з Єдиного державного реєстру, онлайн або особисто.
• Подайте заяву про відкриття банківського рахунку.